Lebensmittelherstellung
Teil von Was müssen Hersteller beim Lebensmittelhandel beachten?
Checkliste Verkauf Lebensmittel: Unterlagen und Listung
Checkliste Verkauf Lebensmittel: Unterlagen, Listungsgebühren von 500 bis 5.000 Euro netto, Zahlungsziele, Kennzeichnung, Verpackung und Ansprechpartner.
Das Wichtigste auf einen Blick
Checkliste Verkauf Lebensmittel: Prüfen Sie vor dem Listungsgespräch die folgenden Unterlagen und Konditionen.
- Ohne Spezifikation, HACCP-Nachweis und gültiges Zertifikat startet kein Listungsgespräch.
- Listungsgebühren liegen typisch zwischen 500 und 5.000 Euro netto pro Artikel.
- Zahlungsziele von 30 bis 60 Tagen netto gehören in die Vorkalkulation.
- Rückverfolgbarkeit ist nach der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 gesetzliche Pflicht.
- Für die Betriebsregistrierung ist die örtliche Lebensmittelüberwachungsbehörde zuständig; HDE und IHK sind Ansprechpartner für Handelsinformationen beziehungsweise allgemeine Unternehmens- und Exportfragen.
Vom Produkt zum Listungsgespräch in fünf Schritten
Ein Listungsgespräch scheitert selten am Geschmack. Es scheitert an fehlenden Nachweisen und unklaren Konditionen. Arbeiten Sie die folgenden Punkte vor dem Erstkontakt ab.
- Handelsanforderungen klären:Legen Sie Zielhändler, Warengruppe, Absatzkanal, Mengen und Verpackungsformat fest. Fragen Sie den Einkauf früh nach den konkreten Lieferanten- und Datenanforderungen.
- Betriebsregistrierung prüfen:Lebensmittelunternehmen müssen ihre Betriebsstätte bei der zuständigen Behörde zur Registrierung melden (Art. 6 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004). Zuständig ist das örtliche Lebensmittelüberwachungsamt, je nach Kommune organisatorisch auch das Veterinäramt. Ob für eine bestimmte Tätigkeit zusätzlich eine Zulassung erforderlich ist, klären Sie mit der Behörde.
- Produktunterlagen zusammenstellen:Bereiten Sie Spezifikation, HACCP-Konzept, Zertifikat, Rückverfolgbarkeitsnachweis und Preisliste vor. Prüfen Sie außerdem Etikett und Verbraucherinformation nach der LMIV, der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011.
- Verpackungspflichten prüfen:Prüfen Sie, ob Ihre Verpackungen unter das Verpackungsgesetz (VerpackG) fallen. Für systembeteiligungspflichtige Verpackungen ist vor dem Inverkehrbringen die Registrierung im Verpackungsregister LUCID der Zentralen Stelle Verpackungsregister erforderlich.
- Konditionen und Abläufe schriftlich abstimmen:Vereinbaren Sie Preise, Mengen, Liefer- und Zahlungsbedingungen, mögliche Werbekostenzuschüsse und Rückvergütungen sowie Reklamations- und Retourenregeln. Klären Sie auch Lieferschein- und Rechnungsangaben, Anlieferfenster, Avisierung, Palettierung und die vom Handelspartner verlangten EDI-Formate.
Fünf Schritte zum Listungsgespräch
- Artikel festlegenGebinde, Preis, Sortiment, Kunde
- Dokumentenpaket zusammenstellen und versionieren
- Konditionen kalkulierenGebühr, Rückvergütung, Zahlungsziel
- Muster und Etikettenentwurf an Einkauf senden
- Mit Terminvorschlag für Verkostung nachfassen
Wer im Discount listet, braucht andere Mengen und Verpackungen als im Vollsortiment. Klären Sie das vor der Musteranfrage.
Diese Unterlagen fordert der Einkauf an
Der Einkauf prüft zuerst die Dokumente und danach das Produkt. Ein vollständiges Paket verkürzt die Prüfzeit spürbar.
- Produktspezifikation mit Zutaten, Allergenen, Nährwerten, MHD und Verpackungsformat.
- Etikett und Verbraucherinformation nach der LMIV, Verordnung (EU) Nr. 1169/2011.
- HACCP-Konzept mit Fließschema, Gefahrenanalyse und kritischen Lenkungspunkten nach der Verordnung (EG) Nr. 852/2004.
- Gültiges Zertifikat nach IFS Food oder BRCGS.
- Nachweis der Rückverfolgbarkeit über eine Charge nach der Verordnung (EG) Nr. 178/2002.
- Preisliste mit Gültigkeitsdatum sowie Liefer- und Verpackungsbedingungen.
- Mit dem Händler abgestimmte Lieferschein- und Rechnungsangaben sowie Anlieferanforderungen.
Diese Unterlagen fordert der Einkauf
| Unterlage | Format | Wann fällig |
|---|---|---|
| Spezifikation | PDF, versioniert | vor dem Erstgespräch |
| HACCP-Konzept | Fließschema und Analyse | mit dem Angebot |
| Zertifikat | IFS Food oder BRCGS | zum Audit-Termin |
| Rückverfolgbarkeit | Chargentest | auf Anforderung |
Listungsgebühren und Zahlungsziele
Für die Listung verlangen Händler eine Gebühr. Üblich sind 500 bis 5.000 Euro netto pro Artikel. Die Höhe hängt von Filialzahl und Aktionsfläche ab. Dazu kommen Werbekostenzuschüsse und Rückvergütungen auf den Umsatz. Deren Höhe und Berechnungsbasis sind vertraglich zu klären; vereinbaren Sie Anlass, Abrechnung und mögliche Obergrenzen schriftlich.
Zahlungsziele liegen bei 30 bis 60 Tagen netto. Skonto von zwei Prozent bei zehn Tagen Zahlung ist verhandelbar. Rechnen Sie beides in die Liquiditätsplanung ein.
Beispielrechnung für einen neuen Artikel
- 2.500Euro nettoListungsgebühr
- 20.000PackungenAbsatz im ersten Jahr
- 0,45Euro netto je PackungDeckungsbeitrag
- 9.000Euro nettoRohertrag
- 6.500Euro nettoErgebnis nach Listungsgebühr
Bei einem Zahlungsziel von 60 Tagen und einem fakturierten Volumen von 30.000 Euro netto sind rund ein Sechstel davon ständig offen.
Die Beispielrechnung berücksichtigt nur Deckungsbeitrag und Listungsgebühr. Lager-, Logistik-, Werbekostenzuschuss- und Rückvergütungskosten sind darin nicht eingerechnet und müssen anhand der konkreten Vertragsbedingungen separat kalkuliert werden.
Ansprechpartner bei Verbänden und Kammern
Der Handelsverband Deutschland (HDE) vertritt die Handelsseite und veröffentlicht Empfehlungen zu Lieferbedingungen. Für die Artikelidentifikation wird im GS1-System die GTIN verwendet; EANCOM ist ein GS1-Standard für den elektronischen Datenaustausch. Fragen Sie den Handelspartner, welche EDI-Nachrichten und Datenformate er verlangt; GS1 Germany informiert zu den Standards.
Der Liefer- oder Listungsvertrag sollte mindestens Produkte, Preise, Mengen, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Werbekostenzuschüsse und Rückvergütungen, Reklamationen und Retouren sowie Laufzeit und Kündigung regeln.
Für die Registrierung des Lebensmittelbetriebs wenden Sie sich an die zuständige Lebensmittelüberwachungsbehörde vor Ort; die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004. Die IHK kann zu allgemeinen Unternehmens- und Exportfragen beraten, erteilt aber nicht die Betriebsregistrierung. Welche Themen die Kammern bearbeiten, zeigt die Übersicht der Themenfelder des DIHK. Nennen Sie im Erstkontakt Ihre Warengruppe, dann wird die Anfrage schneller zugeordnet.
Typische Schwachstellen im Ablauf
Die meisten Verzögerungen entstehen vor dem Gespräch. Ein abgelaufenes Zertifikat kostet zwei bis vier Wochen. Abweichungen zwischen Spezifikation und Etikett lösen Rückfragen beim Einkauf aus. Fehlt der Chargentest, prüft der Händler die Rückverfolgbarkeit separat.
Legen Sie fest, wer Spezifikation und Zertifikat pflegt. Eine gültige Version je Dokument genügt. Änderungen an Rezeptur oder Verpackung melden Sie vor dem Versand an den Handel.
Häufige Fragen
Welche Unterlagen sind für die Listung zwingend?
Spezifikation, Etikett und Verbraucherinformation nach der LMIV, HACCP-Konzept, gültiges Zertifikat, Nachweis der Rückverfolgbarkeit und Preisliste. Stimmen Sie außerdem Lieferschein- und Rechnungsangaben sowie die Anlieferanforderungen mit dem Händler ab. Ohne Zertifikat listen Discounter in der Regel nicht.
Was kostet eine Listung?
Typisch 500 bis 5.000 Euro netto pro Artikel. Hinzu kommen Werbekostenzuschüsse und Rückvergütungen auf den Umsatz; deren Höhe und Berechnungsbasis hängen von der Vereinbarung mit dem Händler ab und sollten schriftlich festgehalten werden.
Welches Zahlungsziel ist üblich?
30 bis 60 Tage netto. Skonto von zwei Prozent bei zehn Tagen Zahlung ist verhandelbar.
An wen wende ich mich bei Zulassung und Vertragsfragen?
Für die Betriebsregistrierung wenden Sie sich an die örtliche Lebensmittelüberwachungsbehörde; die Registrierungspflicht folgt aus Art. 6 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004. Die IHK kann zu allgemeinen Unternehmens- und Exportfragen beraten. Für Handelsstandards ist der HDE ein Ansprechpartner.
Reicht ein HACCP-Konzept ohne Zertifikat?
Bei kleinen Lieferanten und Handwerksbetrieben oft ja, im Discount und bei großen Ketten nein. Prüfen Sie die Lieferantenanforderungen des Zielkunden vorab.
