Lebensmittelherstellung
Teil von Zutatenlieferanten auswählen: Kriterien für Qualität und Lieferkette
Wie prüft man Zutatenlieferanten auf Rückverfolgbarkeit?
Zutatenlieferanten prüfen: Chargenrückverfolgung, Losnummern, Nachweise nach VO (EG) 178/2002, Laboranalyse-Kosten und zuständige Behörden im Audit.
Das Wichtigste auf einen Blick
Das Wichtigste auf einen Blick
- Zutatenlieferanten prüfen heißteine Charge vom Endprodukt bis zum Lieferanten zurückverfolgen.
- Pflichtgrundlage ist Artikel 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002: eine Stufe vor, eine Stufe nach dem eigenen Betrieb.
- Kern der PrüfungLosnummer von Lieferschein, Wareneingang und Endprodukt zusammenführen.
- NachweiseLieferscheine, Analysezertifikate, Spezifikationen, Chargenprotokolle.
- Planwert für eine Laboranalyse200 bis 500 Euro pro Probe und Parametersatz.
- ZuständigBVL auf Bundesebene, amtliche Kontrolle bei den Ländern.
- Rechtsgrundlagen danebenLFGB, Verordnung (EG) Nr. 852/2004 und Kontrollverordnung (EU) 2017/625.
Was Artikel 18 konkret verlangt
Jeder Lebensmittelunternehmer muss nachweisen können, von wem er eine Zutat bezogen hat und an wen er sein Produkt abgegeben hat. Diese Pflicht steht in Artikel 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002, die Rückverfolgbarkeit und Lebensmittelsicherheit in der Lieferkette regelt. Ein System, das nur auf Papier existiert, erfüllt die Anforderung nicht.
Für die Praxis heißt das: Der Lieferant muss zu jeder Charge sagen können, woher die Ware stammt und wohin sie ging. Die Angabe muss innerhalb der Frist prüfbar sein, die Sie im Audit festlegen. Wer keine Losnummer führt, kann diese Frage nicht beantworten.
Welche Rechtsgrundlagen daneben gelten
Neben Artikel 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 tragen drei weitere Regelwerke diese Prüfung. In Deutschland setzt das Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch (LFGB) die europäischen Vorgaben um und regelt amtliche Überwachung, Probenahme und Betriebskontrolle. Für die Hygiene im Betrieb, von der Wareneingangskontrolle bis zur Dokumentation, gilt die Verordnung (EG) Nr. 852/2004. Wie die Behörden kontrollieren, Proben nehmen und Rückverfolgbarkeiten nachvollziehen, steht in der Kontrollverordnung (EU) 2017/625.
Für das Audit heißt das: Verlangen Sie die Dokumente, die zu diesen Vorgaben gehören – Wareneingangsprotokoll, Hygienedokumentation und die Chargenunterlagen, mit denen der Lieferant seine eigene Rückverfolgbarkeit belegt. Fehlt eines davon, ist das ein Befund und kein Formfehler.
Fünf Prüfschritte im Lieferantenaudit
Prüfen Sie nicht nur die Ordner, sondern die Ware. Diese Schritte lassen sich in rund zwei Stunden pro Lieferant durchführen.
- Charge und Nachweise schriftlich anfordern.Wählen Sie eine Charge, die in Ihrem Endprodukt steckt, und verlangen Sie vom Lieferanten schriftlich Lieferschein mit Losnummer, Chargenprotokoll und Analysezertifikat mit Bezug zur Losnummer. Nennen Sie dabei die Frist, die Sie im Audit festgelegt haben.
- Losnummer am Wareneingang abgleichen.Vergleichen Sie die Losnummer auf dem Lieferschein mit Ihrem Wareneingangsprotokoll und mit der Charge, die im Endprodukt dokumentiert ist. Fehlt die Losnummer oder weicht sie ab, notieren Sie das als Auditbefund.
- Rückverfolgbarkeitstest (Mock Recall) durchführen.Verfolgen Sie die Charge vom Endprodukt rückwärts über Wareneingang und Lieferschein bis zum Lieferanten und, wenn vorhanden, bis zu dessen Vorlieferant. Protokollieren Sie, wie lange die Antwort gedauert hat und ob sie innerhalb der vereinbarten Frist lag.
- Mengen und Daten plausibilisieren.Prüfen Sie, ob Menge, Lieferdatum und Losnummer in Lieferschein, Chargenprotokoll und Analysezertifikat zusammenpassen. Widersprüche sind eine Abweichung, auch wenn jedes Dokument für sich korrekt aussieht.
- Ergebnis dokumentieren und Frist nachhalten.Halten Sie im Auditbericht fest, welche Nachweise vorlagen, welche fehlten, welche Abweichung Sie gefunden haben und bis wann der Lieferant nachliefern muss. Beim nächsten Audit prüfen Sie zuerst, ob diese Frist eingehalten wurde.
Fünf Prüfschritte im Lieferantenaudit
- Losnummer erfassenLieferschein, Wareneingang, Etikett
- RückwärtsprobeBezug des Rohstoffs belegen
- VorwärtsprobeKunden mit Datum und Menge
- Zeitmessungvier Stunden pro Charge
- Lücken benennen und Frist setzen
Bewerten Sie die Antworten schriftlich. Ein Lieferant, der Losnummern nur telefonisch nennt, liefert keinen prüfbaren Nachweis.
Für die schriftliche Bewertung genügen fünf Kriterien; halten Sie je Kriterium fest, ob es erfüllt, teilweise erfüllt oder nicht erfüllt ist:
- Vollständigkeit
- Liegen Lieferschein, Chargenprotokoll und Analysezertifikat vor?
- Durchgängigkeit
- Stimmt die Losnummer über alle Dokumente, den Wareneingang und das Endprodukt überein?
- Fristtreue
- Kam die Antwort innerhalb der Frist, die Sie im Audit festgelegt haben?
- Plausibilität
- Passen Mengen, Lieferdaten und Chargenangaben zusammen?
- Nachbesserung
- Wurden frühere Befunde innerhalb der vereinbarten Frist abgearbeitet?
Aus dieser Bewertung entsteht der Auditbericht: Befund, Ursache, geforderte Nachbesserung und die Frist, bis zu der sie vorliegen muss.
Diese Nachweise fordern Sie an
Fehlt ein Nachweis, ist das ein Auditbefund. Die folgende Übersicht ordnet die wichtigsten Dokumente.
| Nachweis | Wozu er dient | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Lieferschein mit Losnummer | Verknüpft Wareneingang und Charge | Losnummer fehlt oder ist handschriftlich |
| Analysezertifikat | Belegt die Spezifikation der Charge | Zertifikat ohne Chargenbezug |
| Spezifikation und Datenblatt | Legt Grenzwerte und Allergene fest | Veraltete Fassung im Ordner |
| Chargenprotokoll der Herstellung | Zeigt Datum und Produktionslinie | Nummernkreis passt nicht zur Lieferung |
Was die Prüfung kostet
Als Planwert für eine Laboranalyse gilt eine Beispielspanne von 200 bis 500 Euro pro Probe und Parametersatz. Der tatsächliche Preis hängt von Parameterzahl, Matrix und Labor ab. Drei Proben mit je einem Allergen- und einem Rückstandsparameter liegen damit rechnerisch bei rund 600 bis 1.500 Euro.
Dazu kommt Arbeitszeit: Ein Lieferantenaudit mit Vorbereitung, Durchführung und Bericht bindet je nach Umfang einen halben bis zwei Arbeitstage. Fragen Sie Labore vorab nach dem Preis je Probe und nach dem Preis für eine Wiederholungsanalyse.
Wer kontrolliert: BVL und Landesüberwachung
Das Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit bündelt auf Bundesebene die Informationen rund um Lebensmittel, die das BVL auf seinen Lebensmittelseiten bereitstellt. Die Kontrollen in den Betrieben führen die Länder durch.
In Bayern prüft und beprobt zum Beispiel das Bayerische Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit im Bereich Lebensmittel. Bei begründetem Verdacht kann die Überwachung eine ganze Charge bis zum Ursprungsbetrieb zurückverfolgen und Proben amtlich untersuchen lassen.
Häufige Fragen
Reicht der Lieferschein als Nachweis?
Nein. Der Lieferschein ist der Anfang der Kette. Für einen belastbaren Nachweis brauchen Sie zusätzlich das Chargenprotokoll des Lieferanten und ein Analysezertifikat mit Bezug zur Losnummer.
Wie viele Chargen sollte ein Audit abdecken?
Zwei bis drei Chargen aus unterschiedlichen Monaten sind ein guter Start. Wählen Sie mindestens eine Charge, bei der es eine Reklamation oder Abweichung gab.
Wer ist in Deutschland zuständig?
Die amtliche Lebensmittelüberwachung liegt bei den Ländern, fachlich gebündelt beim BVL. In Bayern ist das LGL die zuständige Fachbehörde; Betriebsanmeldungen nehmen die Kreisverwaltungsbehörden entgegen, also die Landratsämter und die kreisfreien Städte.
Was kostet eine externe Laboranalyse?
Rechnen Sie mit 200 bis 500 Euro pro Probe und Parametersatz. Bei mehreren Parametern steigt der Preis. Rabatte gibt es meist erst bei Serienuntersuchungen.
Müssen Lieferanten aus Drittstaaten dieselben Daten liefern?
Für Ware, die in der EU in Verkehr kommt, gilt Artikel 18 unabhängig vom Sitz des Lieferanten. Verlangen Sie die Angaben vertraglich und prüfen Sie die Losnummer am Wareneingang.
